Tugas Kesekretarisan - Penerimaan Telepon

Sekretaris        : Selamat pagi PT SIMANIS,  dengan siapa?

Pebisnis          : Bp.Eko ada?

Sekretaris        : Maaf, Pak.Eko sedang tidak ada di tempat saat ini. Siapakah yang menelepon?

Pebisnis          : Adi Suyanto, dari PT.GUNDUL. Saya ingin mengetahui mengapa AC yang saya    pesan khusus belum dikirim. Saya mempunyai pelanggan yang sudah menunggu selama dua minggu untuk pesanan ini. Apa yang harus saya katakan pada mereka?

Sekretaris        : Kami minta maaf akan hal tersebut. Saya akan meminta Pk.Eko untuk menelepon Anda kembali Bp. Adi.

Pebisnis          : Saya ingin ada tindakan mengenai pemesanan AC untuk hari ini. Bagaimana saya tahu Pak Yoseph akan menelepon kembali hari ini?

Sekretaris        : Pk.eko harus segera kembali ke kantornya dalam waktu satu jam karena ada rapat. Dan untuk sekarang bekenankah Bp.Eko untuk memberikan tanggal pesanan AC tersebut kepada saya?

Pebisnis          : 1 Oktober 2011, dan di sini tertera wahwa hari ini AC tersebut akan dikirim hari ini. Saya tidak akan mampu memenuhi pesanan AC tersebut jika semua pesanan saya belum dikirim kecuali saya mendapatkannya dengan segera.

Sekretaris        : 1 oktober 2011. terima kasih saya akan memberikan informasi ini kepada BP.Eko. Saya pastikan Bp.eko akan menelepon anda kembali dan akan memberikan tindakan akan pesanan AC tersebut.

Pebisnis          : terima kasih, saya merasa sedikit terbantu.

Sekretaris        : terima kasih kembali bapak. Terima kasih telah menelepon ke kantor kami. Ada yang perlu saya sampaikan lagi kepada Bp.eko?

Pebisnis          : tidak terima kasih.

Sekretaris        : baik Bapak, selamat pagi.

Tugas Kesekretarisan- Peneriamaan Tamu

Skenario Penerimaan Tamu

Tamu              : Selamat Pagi, Bu!

Sekretaris      : Selamat Pagi, Bapak! Ada yang bisa saya bantu?

Tamu              : Bisa saya bertemu dengan bapak Handoko manager PT. SETIA ABADI  SELAMANYA?

Sekretaris      : Maaf dengan bapak siapa?

Tamu              : Saya bapak Wahyudi.

Sekretaris      : Apakah Bapak Wahyudi sudah membuat janji dengan bapak Handoko sebelumnya?

Tamu              : Sudah, Bu! Kemarin saya sudah membuat janji dengan beliau melalui telepon.

Sekretaris      : Maaf, Bapak! Bapak Handoko sedang keluar kota secara mendadak barusan. Pesan bapak Handoko, bapak disuruh datang lagi kesini besok?

Tamu              : Iya, Bu! Saya akan datang kesini lagi besok  kalau begitu.

Sekretaris      : Silahkan mengisi form tamu terlebih dahulu, Bapak! (sambil memberikan form tamu)

Tamu              : (mengisi form tamu kemudian diserahkan kepada sekretaris)

Sekretaris      : Terima kasih, Bapak! Jika besok sudah selesai bertemu dengan bapak Handoko silahkan kembali kesini untuk tanda tangan lagi.

Tamu              : Iya terima kasih.

(10 menit kemudian bapak Wahyudi mengisi form tamu)

Tamu              : Sudah selesai, Bu!

Sekretaris      : Iya, Bapak! Silahkan tanda tangan di sini! (sambil menyerahkan form tamu) Terima kasih, Bapak!

Tamu              : Sama-sama, Bu!

Tugas Kesekretarisan - Layout Kantor

Keterangan Layout :

A.     FILLING CABINET

B.      MEJA DAN KURSI SEKRETARIS

C.    PINTU

D.     MEJA KACA

E.      BRANGKAS

F.       MEJA DAN KURSI PIMPINAN

G.    SOFA DAN MEJA TAMU

Tugas Humas - PROKER SMKN 4 Surabaya

Tugas Humas - Proposal Pelaksanaan Kegiatan

PROPOSAL

PELAKSANAAN KEGIATAN JALAN SEHAT

“Sehatkan jiwa dan raga di ulang tahun emas SMK NEGERI 4 SURABAYA”

SMK NEGERI 4 SURABAYA

IKATAN ALUMNI SMK  NEGERI 4 SURABAYA

2012

BAB I

PENDAHULUAN

1.      Latar Belakang

SMK NEGERI 4 SURABAYA adalah Sekolah menengah kejuruan kelompok Bisnis Manajemen Surabaya terletak di jalan Kranggan nomer 81-10. merupakan salah satu SMK Kelompok Bisnis dan Manajemen yang ada di kota Surabaya dan terletak dipusat kota Surabaya. Sekolah ini bermula dari Sekolah Dagang Menengah ( High Commercial School ) Dr. Soetomo di jalan Pirngadi 14 Surabaya yang berdiri pada tanggal 31 Oktober 1962 dan berstatus swasta hingga sekarang  berganti nama menjadi SMK NEGERI 4 SURABAYA Kelompok Bisnis dan Manajemen.

Mengusung segala bentuk pemikiran yang menuangkan ide pembentukan Ikatan Alumni SMK NEGERI 4 SURABAYA, maka dibentuklah Ikatan Alumni ini yang biasa disebut dengan IKASMEDA yang telah berdiri sekitar tanggal 8 Februari 1996.

Disusunlah Struktur Pengurus IKASMEDA dengan demikian terbentuklah Organisasi yang menghimpun kegiatan yang berlatar belakang dari Alumnus SMK NEGERI 4 SURABAYA. Ikatan Alumni ini terbentuk pertama kali di kalangan SMK NEGERI 4 SURABAYA yang sebelumnya belum pernah ada. Sehingga untuk membentuk kekompakan alumni serta menyambung silaturrahmi maka dibuatlah IKASMEDA.

Sehingga dalam memperkenalkan diri kepada masyarakat sekitar sekolah dan umum, maka dibuatlah kegiatan Jalan Sehat, Sebagai Program kerja awal dan menjadikan kegiatan ini sekaligus untuk memeriahkan hari ulang tahun emas SMK NEGERI 4 SURABAYA. Segingga dirasa mampu menarik perhatian masyarakat sekitar, guru serta para peserta didik di SMK NEGERI 4 SURABAYA .

2.      Tujuan Pelaksanaan

Tujuan pelaksanaan Jalan Sehat ini bertujuan untuk menjalin silaturrahmi antara keluarga besar sekolah dan IKASMEDA serta memeriahkan hari ulang tahun emas SMK NEGERI 4 SURABAYA. Serta memperkenalkan pada masyarakat  sekitar  bahwa Alumni SMK NEGERI 4 SURABAYA itu masih ada dan berkembang serta aktif di Sekitar wilayah Surabaya maupun di manapun. Para alumni juga memiliki potensi yang sangat tinggi dalam perannya di Lingkungan SMK NEGERI 4 SURABAYA.

Dan dalam kelanjutan pelaksanaannya Ikatan Alumni IKASMEDA akan mengadakan acara-acara lain guna mendukung Eksistensi ikatan ini, dengan langkah awal mengadakan Kegiatan Jalan Sehat. Dan kegiatan-kegiatan lain seperti Reuni Akbar, Pentas Seni, Acara Buka Bersama dan Acara-acara lainnya.

Diharapakan pula organisasi ini mampu diterima sebagai organisasi yang bermanfaat bagi Alumni serta Siswa-siswi SMK NEGERI 4 SURABAYA pada khususnya, dan masyarakat umum pada Umumnya.

BAB II

BENTUK KEGIATAN

1.      Kegiatan

Kegiatan yang dilakukan adalah kegiatan Jalan Sehat dalam rangka memperkenalkan IKASMEDA kepada Masyarakat sekitar serta memeriahkan hari ulang tahun emas SMK NEGEI 4 SURABAYA. Adapun kegiatan tersebut adalah :

·        Waktu pelaksanaan : 31 oktober 2012

·        Tempat Pelaksanaan : SMK NEGERI 4 SURABAYA

·        Peserta :

ü      Siswa-siswi SMK NEGERI 4 SURABAYA

ü      IKASMEDA tahun 1996-2010

ü      Warga sekitar SMK NEGERI 4 SURABAYA

ü      Guru dan Staf SMK NEGERI 4 SURABAYA

Lampiran 1 :

Panitia Jalan Sehat dan ulang tahun emasSMK NEGERI 4 SURABAYA

Ketua Panitia                            : Samsul Arifin

Wakil ketua                              : Tri Pamuji Lestari

Sekretaris                                 : Arina Bentarti Wulandari

Bendahara 1                             : Denok Puspita Ning Tias

Bendahara 2                             : Ayu Fitriani

Koordinator Seksi :

Sie Humas                                : Indah Kartika Hari Wijaya

Sie Perlengkapan                      : Icha Setya Diyanti

Sie Penggali Dana                     : Ardana Desyardo

Sie Acara                                 : Satria Panji Garumbi

                                                  Isma Panjaitan

Sie Kesekretariatan                  : Fanny Intan Karisma

                                                  Rendy Karisma

Sie Keamanan              : M.zamudin

  Hendrik Puspito

  Farid Ardi W

  Cartain Wijayakusuma Wardana

  M.Zainuddin Patandingan

Sie Pub,dek,dok                       : Santi Ayu Marcelina

  Qoironi Mamarcelino

Sie Konsumssi              : Riska Ayu NingTias

                          Joko Mahatma

Sie Kesehatan                          : Nanik Dediani

Lampiran 2

Anggaran Dana

Rincian Anggaran yang dibutuhkan untuk Jalan Sehat dan ulang tahun emas SMK NEGERI 4 SURABAYA:

No	Uraian	Banyak	Biaya	Jumlah
1	Proposal	20	@ Rp.         5000,-	Rp.                100.000,-
2	Perlengkapan :          Sound System          Panggung          Terop	X x x	Rp. 800.000,- Rp. 500.000,- Rp.         200.000,-	Rp. 800.000,- Rp. 500.000,- Rp.                200.000,-
3	Kesekretariatan :          Stempel          Spidol          Kertas Coklat	1 4 x	Rp. 30.000,- @Rp. 5.000,- Rp.             50.000,-	Rp. 30.000,- Rp. 20.000,- Rp.                  50.000,-
4	Sie Keamanan :          Kertas Karton	x	Rp.             20.000,-	Rp.                  20.000,-
5	Sie Pub,Dek,Dok :          Spanduk          Pamflet          Cetak	4 200 x	@ 80.000,- @ 100,- Rp.             50.000,-	Rp. 320.000,- Rp. 20.000,- Rp.                  50.000,-
6	Sie Acara :          Kupon          Hadiah	3000 x	Rp. 80.000,- Rp.        5.000.000,-	Rp. 80.000,- Rp.             5.000.000,-
7	Sie Konsumsi :          Makan + Minum          Minum	100 3	@Rp. 5.000,- @ Rp.        15.000,-	Rp. 500.000,- Rp.                  45.000,-
8	Sie Kesehatan :          Obat-obatan	x	Rp.             50.000,-	Rp.                 50.000,-
	Jumlah			Rp.            7.785.000,-

Rencana Pemasukan

No	Pemasukan	Jumlah
1	Kupon Masuk :          Siswa-siswi SMK NEGERI 4 SURABAYA          Alumni IKASMEDA	Rp. 400.000,- Rp.                         2.500.000,-
	Sponsor dari Alumni(Umum)	Rp.                         4.885.000,-
	Jumlah	Rp.                         7.785.000,-

Sponsorship

·        Sponsorship Utama

ü      Mau bekerja sama dengan menanggung 70 % dari dana yang telah dianggarkan.

ü      Rp. 7.785.000,- x 70 % = Rp. 5.449.500,-

ü      Tercantum dalam Spanduk Kegiatan Jalan Sehat (diutamakan).

ü      Akan terantum di selebaran dan Kupon

ü      Akan selalu dibacakan saat kegiatan berlangsung.

·        Sponsorship Kedua

ü      Bekerja sama dengan menanggung 30 % dari dana yang telah dianggarkan.

ü      Rp. 7.785.000,- x 30 % = Rp. 2.335.500,-

ü      Tercantum dalam Spanduk Kegiatan Jalan Sehat (Setelah Sponsor Utama)

ü      Akan tercantum pada selebaran

ü      Akan Selalu di bacakan saat kegiatan berlangsung.

·        Sponsorship Ketiga

ü      Bekerja sama dengan menanggung 10 % dari dana yang telah dianggarkan.

ü      Rp. 7.785.000,- x 10 % = Rp. 778.500,-

ü      Tercantum dalam Spanduk Kegiatan Jalan Sehat (Setelah Sponsor Utama)

ü      Akan tercantum pada selebaran

ü      Akan Selalu di bacakan saat kegiatan berlangsung.

·        Sponsor Sukarela

ü      Mau bekerja sama dengan memberikan bantuan dana secara sukarela tanpa batasan.

ü      Akan tercantum pada spanduk Jalan Sehat

ü      Akan tercantum dalam selebaran

ü      Akan dibacakan saat kegiatan berlangsung.

BAB III

PENUTUP

Demikian proposal ini kami buat sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Hal/ketentuan yang belum tercantum dalam proposal ini akan diatur dalam ketentuan sendiri. Atas perhatian, persetujuan, dan kerjasama Bapak/Ibu, kami sampaikan terimakasih.